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数字档案馆
发布时间:2015年09月30日08:24

  一、系统概况
  系统以国家档案局颁发的《数字档案馆建设指南》和中国电力规划设计协会颁布的《电力勘察设计行业数字档案馆建设指导意见》为依据进行设计和开发,符合档案管理规范要求。系统既兼顾企业现状,提供传统纸质档案的管理业务,又紧跟数字档案管理的发展趋势,加强数字信息资源的建设和利用,实现传统纸质档案和电子文件的统一管理,最终实现全部的数字档案管理目标。
  系统包括电子文件收集与管理、档案管理两部分,具有以下特点:
  (1) 集成了档案专家的丰富经验,专门针对设计企业开发,贴近设计企业档案管理业务需求,系统实用、易用。
  (2) 实现电子文件与纸质档案的统一管理,蓝图、底图及其电子文件相互间共享互用信息。
  (3) 提供多种电子文件收集手段,实现文件收集的自动、实时、完整和准确。
  (4) 系统提供开放的数据接口,能方便地与其他信息系统(OA、项目管理、协同设计、第三方档案系统)集成。
  (5) 提供字段、报表、流程、档号生成规则等自定义功能,满足企业个性化需求。
  (6) 实现与《生产过程管理系统》集成,在生产过程中实现数字档案(包括成品、原始文件材料)的自动收集、归档功能。
  二、电子文件收集与管理功能特点
  电子文件收集与管理部分实现电子文件自动收集、管理和利用,包含电子文件多种方式收集、图标信息智能识别、图幅管理与应用、图纸批量自动打印、打印成本控制、DWG文件智能拆分、文件格式转换、全文检索、安全浏览器、权限管理等功能。
  (1)支持多种收集方式:
  1)客户端批量上传:用户可登录本地客户端程序,批量上传电子文件(DWG、Office等)。系统支持用户在资源管理器中通过右键菜单批量选择文件或直接拖放文件。在文件上传的过程中,如果上传的是CAD 文件,系统自动收集DWG的引用文件和字体。
  2)AutoCAD打印插件收集:在AutoCAD作图环境中安装出图插件,用户可同时选择一个DWG文件中的多张图纸发起打印操作,由系统自动计算图幅和打印比例,自动批量生成打印中间格式文件,供出图人员统一出图;同时系统自动将打印范围内的图纸及其引用文件和字体收集到系统中。
  3)与项目管理系统集成:用户在项目管理系统中提交图纸并通过校审批后,系统提供后台图纸批量打印服务,自动插入签名、条形码,生成中间格式文件,供出图人员统一出图,节省企业的出图工作量,提高生产效率。
  (2)智能识别图纸信息:
   对于收集的DWG文件,系统自动识别读取图标信息,如图号、图名、工程名称、阶段等信息。系统支持识别图幅定义的标准图标、模板定义的图标;支持智能分析与识别未定义的各种图标类型,其智能化程度与准确度均达到国内领先水平。
  (3)智能拆分图形文件
  如果一个DWG文件包含多幅图,系统可自动将其拆分成多个DWG文件,每个DWG文件只包含一幅图的信息,便于文件的管理和利用。
  (4)自动收集引用文件和字体
  在收集DWG文件的同时,连同图纸的引用文件和字体也一并收集到服务器上,确保数据的完整性和准确性,保证电子文件打开时设计内容不丢失,提高电子文件利用率。
  (5)自动生成工程文件树
  自动根据识别出的图标信息按工程、阶段、专业等自动生成工程DWG文件树。
  (6)文件格式批量自动转换
  系统支持将DWG文件格式批量自动转换为DWF、TIFF、JPG、BMP、PDF等格式,转换的目标文件格式可由管理员配置,免除人工转换的工作量
  (7)统一的图幅管理
  系统将设计人员使用的图幅统一管理、灵活应用,实现图幅版本的统一发布、图幅自动生成、图纸目录自动生成并自动填写内容等,彻底解决设计企业的图幅规范管理问题。
  (8)方便的导入导出功能
  系统提供批量导入导出功能,将其他途径收集的电子文件导入系统中,实现统一管理,若导入的是DWG文件,系统自动识别其图标信息;还可批量导出电子文件,以便进行光盘刻录或提供给其他人员,方便电子文件的管理和利用。
  三、档案管理部分功能特点
  档案管理部分根据设计企业档案管理的业务和流程,实现电子文件、档案、底图、图书、资料、规程规范、地形图、标准图等档案资料收集、整理、保管、检索、利用等功能。实现工程电子文件与底图、蓝图三者数据互通共享的一体化管理。
  (1)以工程项目为主线,实现蓝图、底图、电子图集成一体化管理
  系统将底图、蓝图、电子图分为三个模块管理,通过权限实现分工协作管理,三者之间共享互用卷册信息和文件属性信息,同一卷册、同一文件的信息在系统中只需著录一次,省去了三个库重复维护的工作量。
  档案管理人员在底图、蓝图、电子图三个模块中,通过卷内目录能清晰的查看到卷内各种介质(底图、蓝图、电子图)的归档情况;设计人员在网上查阅图纸文件时,在同一界面也可查看到各种介质的归档情况,为设计人员借阅带来方便。
  (2)强大的整编、批量处理及自动归档能力,大大减少档案人员的工作量
  提供灵活的整编方式,既支持先立卷,再著录文件,也支持先著录文件,再组卷。
  在进行档案整编,录入卷册号或图号时,系统自动检测蓝图、底图或工程电子文件相同卷册号或图号的信息,并取出已存在的相关信息,无须重复录入。
提供数据拷贝功能,可由一条信息拷贝生成一条全新的信息,档案人员只需要做少量修改保存即可,方便快速录入相似信息。
提供按信息项批量修改、替换数据,批量生成图号等功能,方便进行多条数据的修改。
  (3)多种电子文件归档方式,完善的版本控制
  提供手工上传、手工选取、自动归档等多种电子文件归档方式,并可以根据企业的不同管理要求,对电子文件提供多版本归档、最终版归档管理。
  1)手工上传:可按项目或卷册批量上传归档,系统将电子文件自动与相应的底图、工程档案关联、自动组卷。
  2)手工选取:从系统中收集的电子文件列表中选取对应的电子文件版本进行归档。
  3)自动归档:在整编底图、蓝图或电子文件时,系统根据图号进行匹配,自动获取通过系统收集的最新版本的电子文件及电子文件的工程名称、图纸名称、图号、阶段等属性信息,归档到电子文件库,从而实现电子文件的自动归档。
  (4)专业的规程规范管理
  专门针对设计行业各种规程规范(单行本和汇编本)进行管理,对规程规范有效版本跟踪管理,包括替代作废、替代目录、催还作废管理,方便设计人员及时了解规程规范的替代更新,方便借阅使用。
  (5)汇总常用的标准报表模板
    系统提供常用的标准报表模板,比如案卷封面、案卷目录、脊背标签、卷内目录、备考表、工作量统计、档案入库量统计等,也允许用户自定义报表模板,方便档案统计工作。
  (6)丰富的自定义功能
  系统中提供字段自定义、报表自定义、借阅流程自定义、档号生成规则自定义等多种自定义手段,具有很大的灵活性,简单易操作,满足企业档案个性化和业务变更需要。
  (7)开放的数据接口
  系统实现多个内部接口,与桂软其他产品如办公系统、项目管理系统、电子文件收集系统等无缝连接;同时预留标准的外部接口,便于与第三方软件整合集成;另外提供完善的数据导入、导出功能,满足企业多方面的数据处理需要。
  四、数字档案馆关键技术
  (1)与生产流程管理系统集成
  生产全流程管理是设计企业管理信息系统的核心,生产全流程管理系统把设计过程中涉及到的委托书,中标通知书,任务通知单,项目计划,互提资料卡,成品校审单,会议纪要,计算书,技术规范书,报告书,图纸,概算书,外部资料,材料清册,设计修改单等通过归档接口提供给数字档案馆。
  (2)电子签名
  自动分析和提取图纸图标设校审人员信息,将人员签名矢量信息插入图纸的校审栏中,在服务器实现计算机批量自动签名。签名时,自动根据签名栏的大小调整或跨栏合并签名,同时签名的倾斜度会随机适当调整,模拟人工签名效果。
  (3)数字签章
  对于采集到的电子文件,系统在其入库之前进行数字签章,并能验证出文件的原文在传输、存储过程中有无变动,确保电子文件的完整性、真实性和不可抵赖性。当馆藏电子文件被修改时,系统可通过验证工具快速识别出该文件已经被更改,应重新整理并入库。
  (4)图纸批量自动打印
  经设校审的设计图纸由设总提交到打印服务器,由打印服务器实现图纸批量自动打印,使设计人员从繁琐的打印工作中解放出来,提高了工作效率。
  (5)文件格式转换
  自主开发的DWG文件格式转换工具(OneDWGConverter)是国内首个纯中文界面专业开发的DWG文件格式转换软件,不依赖于AutoCAD环境,将DWG文件批量自动转换为DWF、PDF、BMP、JPG、TIF、PNG等流行的光栅格式文件。
  (6)全文检索
  对于采集到的电子文件,系统直接读取DWG、DOC、XLS、PPT、PDF等文件格式中的文本信息。这些信息经文本分析处理后集成到数字资源库中。
数字档案馆除支持常见的DOC,XLS、PPT和PDF文件的全文检索,还支持DWG文件的全文检索。全文检索在功能上实现类似百度的查询模式,可以方便快速查找到所需的文件。
文本分析引擎是全文检索的关键技术,决定全文检索的速度和准确性。
  (7)安全浏览器
  自主开发的安全浏览器(OneSafeViewer)支持用户在线查看常用格式的电子文件,浏览过程中系统对文件数据流进行动态加密、解密。有权限的用户可直接下载电子文件,无权限的用仅能浏览文件内容,无法下载、复制、打印电子文件,保护企业知识产权。
  (8)PDF合并和插入(电子书制作)
  按照一定的文件名命名规则,实现多个PDF文件的自动合并和顺序调整功能,解决纸质文件在扫描数字化需人工合并的问题,极大的提高工作效率。
  (9)可视化地形图检索
  应用WebGIS技术和地理信息数据实现地形图可视化检索,省去设计人员借阅地形图时需去档案室拼接地形图索引目录的烦琐操作,充分体现了信息化带来的便捷。